Eine Privatschule ist dann eine Ersatzschule, wenn sie Bildungsgänge oder Abschlüsse anbietet, die so oder vergleichbar auch an staatlichen Schulen angeboten werden oder zumindest vorgesehen sind. Sie "ersetzen" also im Prinzip eine staatliche Schule. Daher erfüllen Schüler/innen mit dem Besuch einer Ersatzschule auch die gesetzliche Schulpflicht. Erworbene Abschlüsse sind denen einer staatlichen Schule gleichwertig. Ersatzschulen stehen unter der Rechtsaufsicht des Staates und müssen grundsätzlich die jeweils geltenden staatlichen Lehrpläne einhalten.
In den meisten Bundesländern wird zwischen "anerkannten" und "genehmigten" Ersatzschulen unterschieden. Anerkannte Ersatzschulen können staatliche Abschlüsse wie z. B. das Abitur oder die Mittlere Reife selbst vergeben. Genehmigte Ersatzschulen dürfen diese Abschlüsse nicht selbst vergeben; ihre Schüler/innen erwerben diese Abschlüsse in externen Prüfungen. Grundsätzlich muss jede Ersatzschule vom Staat genehmigt werden.
Ersatzschulen erhalten pro Schüler einen Zuschuss vom Staat, der je nach Bundesland derzeit im Schnitt bei zwei Dritteln der Kosten liegt, die der Schüler an einer staatlichen Schule verursachen würde. Diesen Zuschuss erhalten die Schulen aber in der Regel frühestens drei Jahre nach ihrer Gründung. Einzige weitere Einnahmequelle für Ersatzschulen ist das Schulgeld der Eltern, das laut Grundgesetz so bemessen sein muss, dass eine Sonderung der Schüler nach den Besitzverhältnissen der Eltern nicht gefördert wird.
Alle übrigen Privatschulen (nicht freie Unterrichtseinrichtungen) sind Ergänzungsschulen. Sie bieten Bildungsgänge oder Abschlüsse an, die weder an staatlichen Schulen angeboten werden noch vorgesehen sind. Ergänzungsschulen ergänzen also das staatliche Schulsystem.
Auch mit dem Besuch einer Ergänzungsschule kann je nach Landesregelung in vielen Fällen die gesetzliche Schulpflicht erfüllt und ein staatlicher Abschluss erworben werden. Die Schulen erhalten zwar keine Zuschüsse vom Staat, müssen sich im Gegenzug aber auch nicht an Lehrpläne halten (die es für ihre Bildungsgänge gar nicht gibt). Die Errichtung einer Ergänzungsschule ist nicht genehmigungspflichtig, sie muss dem Staat lediglich angezeigt werden. Für all diese Angaben gibt es Ausnahmen in einigen Bundesländern (z. B. Nordrhein-Westfalen).
Ergänzungsschulen finden sich besonders häufig im beruflichen Bereich, wo es für manche (v. a. moderne) Berufe keine staatlichen Ausbildungsmöglichkeiten gibt.